Зачем нужна унифицированная форма Т-2
Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:
С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.
Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:
Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:
После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.
О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».
Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2
Карточка содержит 11 разделов:
1) основная информация о сотруднике;
2) информация из военного билета;
3) информация о работе на текущем месте;
4) сведения о проведении аттестации;
5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;
7) заслуги сотрудника;
8) информация об отпусках;
9) льготы социального характера;
10) прочая информация о сотруднике;
11) причина прекращения работы в компании.
Унифицированная форма Т-2: образец заполнения
Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.
Унифицированная форма Т-2 для ВУР
Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.
Указанная форма состояла из 3 разделов:
Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».
Итоги
Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.
Личная карточка Т-2 (ВУР) для военкомата
Делал на основе Т-2.
Вариант v02: Форма предназначена для Зарплаты и управление персоналом КОРП 3.1 (3.1.2.105), в случае чего можно поправить.
Вариант v03: Форма предназначена для Зарплаты и управление персоналом КОРП 3.1 (3.1.12.113), в случае чего можно поправить.
Скачать файлы
Специальные предложения
<ОбщийМодуль.КадровыйУчетБазовый.Модуль(4962)>: Среди кадровых данных сотрудников нет данных с именем «АвансПериодЗаписи»
ВызватьИсключение ТекстСообщенияИсключения;
Обновление 13.02.20 10:27
См. также
Уведомление о заключении и расторжении трудового договора с иностранцем для ЗУП 3.1 Промо
Внешние печатные формы «Уведомление о заключении ТД с иностранцем» и «Уведомление о расторжении ТД с иностранцем» для ЗУП 3.1 (справочник «Сотрудники»). См. подробное описание, есть особенности! (Приложения № 7 и 8 к приказу МВД России от 30.07.2020 N 536).
15.09.2017 22812 259 Matilde 26
Справка о качественном составе кадров организации
Отчет предназначен для вывода количественных показателей сотрудников в разрезе подразделений, категорий и должностей.
15.02.2021 2872 3 the1 2
Реестр прямых выплат ФСС в формате 1.7.6 вместо 1.7.7 для ЗУП и ЗГУ 3.1.14.394 и 3.1.16.133 (расширение)
После обновления зарплаты до релизов 3.1.14.394 или 3.1.16.133 возникли проблемы, что Реестр прямых выплат ФСС выгружался с неполными данными и не проходил проверку при отправке в ФСС. Т.к. реестры ПВСО формата 1.7.6 будут приниматься до отдельного уведомления, то вернул формирования файла в этом формате, до исправления разработчиками выгрузки в формате 1.7.7.
27.01.2021 16660 296 as7bs 47
Настройки отчета «Анализ начислений и удержаний» для ЗУП/ЗГУ 3.1. Часть 2
Новые полезные настройки отчета «Анализ начислений и удержаний» для зарплаты редакции 3.1. В состав входят настройки: Реестр больничных листов с выделением карантинов по коронавирусу, Расширенный свод по зарплате, Данные учета рабочего времени сотрудников, Расчет среднего заработка сотрудников в двух вариантах, Исчисленный НДФЛ в разрезе ИФО/ИФНС.
04.06.2020 7302 56 the1 19
Печать уведомления о заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином для 1С: ЗУП 2.5 Промо
С 1 января иностранные граждане принимаются на работу только на основании патента, а выдача разрешений на работу отменяется. Работодатели обязаны оформлять иностранных работников должным образом и документировать прием на работу нерезидентов страны. Для заключения трудового соглашения с иностранными гражданами или лицами без гражданства, в соответствии со ст.327.2 ТК РФ, необходимо подавать в органы ФМС Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином или Уведомление о расторжении (прекращении) трудового договора с иностранным гражданином.
09.08.2016 43594 57 Dariy202 7
Свод проводок. ЗГУ 3.1
Свод начисленной, удержанной и выплаченной заработной платы + страховые взносы в разрезе статей финансирования, КОСГУ и физических лиц. Сверка начисленной и отраженной зарплаты.
16.03.2020 6351 30 the1 19
Проверка не попавших в табель сотрудников. ЗУП
Отчет для проверки, что все сотрудники учтены в табелях учета рабочего времени.
31.12.2019 12298 27 sapervodichka 6
Сводный отчет о среднем заработке. ЗУП 3.1
Отчет выводит итоговый средний заработок по сотрудникам. Для расчета среднего заработка использовано все три варианта, в зависимости от настройки отчета. Общий заработок для расчета разбивается по видам заработка. Выводится количество учтенного времени при расчете среднего. Отчет позволяет задать «глубину» расчета среднего. Публикация проверена и работает на версии: 3.1.11.153
23.11.2019 12176 248 DrZombi 13
Трудовой договор, Дополнительное соглашение к трудовому договору, Лист ознакомления, Договор о материальной ответственности, Договор о коммерческой тайне, Согласие на обработку персональных данных для ЗУП 3.1 Промо
Комплект печатных форм для отдела кадров для документов Прием на работу и Кадровый перевод: Трудовой договор, Доп. соглашение к трудовому договору, Лист ознакомления с локальными нормативными актами, Договор о полной материальной ответственности, Договор о неразглашении коммерческой тайны, Согласие на обработку персональных данных.
12.03.2019 46204 243 Asenka 76
Доходы из 6-НДФЛ (строка 020) и доходы из РСВ (строка 030) и их отклонение
Внешний отчет: Доходы из 6-НДФЛ (строка 020) и доходы из РСВ (строка 030) и их отклонение. Отчет содержит три варианта отчета. Подключается как внешний дополнительный отчет.
29.09.2019 9260 87 user_2010 22
Остатки отпусков, резервы и средний заработок на дату. ЗУП 3.1
Отчет по остаткам отпусков, резервам и среднему заработку на дату и по подразделениям.
23.09.2019 8154 85 mgorun 6
Уведомление о заключении (прекращении) трудового договора с иностранным гражданином (Приложения № 13 и 14 к приказу МВД России от 04.06.2019 № 363) (ЗУП 3.1)
Внешняя печатная форма для справочника Сотрудники позволяет печатать уведомление о заключении трудового договора и уведомление о прекращении трудового договора с иностранным гражданином (Приложения № 13 и 14 к приказу МВД России от 04.06.2019 № 363) (ЗУП 3).
10.09.2019 19430 110 DioElena 20
Настройки отчета «Анализ начислений и удержаний» для ЗУП/ЗГУ 3.1 Промо
Несколько полезных настроек отчета «Анализ начислений и удержаний» для зарплаты редакции 3.1. В состав входят настройки: Свод в разрезе налогообложения, Сводные данные для статистики, Реестр пособий, Расчетная ведомость по зарплате, Свод в разрезе финансирования, Отклонения от режима работы, Свод по зарплате в разрезе ИФНС, Начисления с детализацией отсутствий, Лицевые счета сотрудников, Распределение отпусков, Сводка затрат
03.05.2018 53915 315 the1 45
Печать ЭЛН (Электронного листка нетрудоспособности) для ЗУП 3.1, ЗКГУ 3.1, ЗКОО 3.1
Выводит на печать Электронный листок нетрудоспособности, загруженный в базу данных.
09.08.2019 12547 42 Denis_CFO 2
Анализ резервов отпусков для ЗУП 3.1
Внешний отчет, отражающий данные остатков отпусков и резерва в разрезе организаций и сотрудников в БУ для метода расчета обязательств МСФО за период, предназначен для 1С ЗУП 3.1.
30.07.2019 7404 76 KirinaAS 1
Анализ страховых взносов. По подразделениям. По источникам финансирования. Контроль расходов за счет ФСС
Внешний отчет по суммам исчисленных страховых взносов в разрезе источников финансирования или подразделений с расшифровкой до регистратора. Дополнительно добавлен контроль сумм к уплате и к возмещению средств за счет ФСС. Для ЗУП 3.1 и ЗГУ 3.1.
31.05.2019 8967 67 the1 2
Анализ НДФЛ и сверка данных учета при подготовке 2-НДФЛ (ЗИК 1.0, ЗУП 2.5, ЗГУ 3.1, ЗУП 3.1) Промо
Два в одном. Наглядная информация об исчисленном налоге, и налоге, учтенном в справках, о суммах начислений по своду и о доходах, включенных в справки. Все это в разрезе физических лиц, так что станет очевидно, какой сотрудник не включен в справки, у кого недоучтен доход, кому неверно предоставлен вычет, а у кого неверно исчислен, удержан или перечислен налог.
28.01.2016 44826 176 the1 11
Анализ НДФЛ по месяцу выплаты/начисления
Отчет предназначен для контроля исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ за период по месяцу выплаты/начисления.
25.05.2019 6862 20 Hater 2
Отчет по графику отпусков в виде диаграммы для ЗУП 3.1
Отчет по графикам отпусков в виде диаграммы, разбитой на недели. Полезен для кадровиков, руководителей.
20.05.2019 7472 28 burnand2 1
Лицевая карточка сотрудника (ЗикГУ 3.1, ЗУП 3.1)
Отчет «Лицевая карточка сотрудника» на СКД (ЗикГУ 3.1, ЗУП 3.1). Проверялся на конфигурациях : Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1 (3.1.17.94); Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.17.94);
17.05.2019 10529 55 xCorsair 5
T-11а. Премии работников организации (отображение в %) для ЗУП 3.1 Промо
06.02.2017 24333 47 chervic 0
Анализ взносов в фонды за период начисления
Внешний отчет «Анализ взносов в фонды за период начисления». Отчет собирает данные за выбранный период начисления. Выводит данные с группировкой по подразделениям.
29.04.2019 10086 60 user_2010 17
Печать трудовых договоров в OpenOffice (ЗУП 3.1)
Пример подключаемой печатной формы для документа «Прием на работу», позволяющей выводить трудовой договор в OpenOffice.
22.04.2019 6611 9 morin 0
Свод по исполнительным листам для ЗУП 3.1
Свод по исполнительным листам с остатками и удержаниями за период для ЗУП 3.1.
17.04.2019 6677 42 pm117 10
Проверка и корректировка данных по выплате зарплаты Промо
08.06.2018 38524 228 APTEM_SLV 19
Отчет по алиментам для ЗУП 3.1
Отчет для проверки начислений алиментов, удобно проверять.
10.04.2019 6758 36 pogroleg 0
Трудовой договор в Word + Договор материальной ответственности в Word + Соглашение о сохранении коммерческой тайны в Word + Соглашение о расторжении трудового договора в Word для ЗУП 3.1
29.03.2019 10277 123 anton448 13
Кадровые заявления для сотрудников (на отпуск, на увольнение, на работу в выходные дни и т.д.) для ЗУП 3.1
28.03.2019 9492 62 anton448 6
Краткий регистр налогового учета НДФЛ 2016 Промо
18.04.2016 40687 28 Craig 6
Расширение-доработка регламентированного отчета «Расчет по страховым взносам» при договорах ГПХ, облагаемых ФСС и ФСС НС (для версии ЗУП 3.1.8.246, 3.1.10, 3.1.13, 3.1.14.237, 3.1.14.369, 3.1.16.108, 3.1.14.468, 3.1.14.555, 3.1.18.151, 3.1.18.189)
27.03.2019 17312 66 user_2010 35
Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (КНД 0301002)
Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002)
Скачать форму личной карточки работника (Унифицированная форма N Т-2):
Образец заполнения личной карточки работника (Унифицированная форма N Т-2) >>>
Материалы по заполнению личной карточки работника (Унифицированная форма N Т-2):
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
— Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу
— Типовая ситуация: Как заполнить личную карточку Т-2
— «Кадровое делопроизводство» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2019)
— Статья: Личная карточка: правила ведения и заполнения (Сувернева А.И.) («Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения», 2017, N 9)
— Статья: Оформляем на работу (Либерман К.) («Кадровый вопрос», 2014, N 2)
— Статья: Прием на работу (Ющин В.П.) («Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 10)
— Статья: Личная карточка работника (Пфеффер А.) («Кадровый вопрос», 2013, N 12)
— Статья: Личная карточка работника (Ульянов В.) («Практический бухгалтерский учет», 2013, N 11)
— Статья: Личная карточка работника: особенности оформления (Варт Н.А.) («Зарплата», 2013, N 8)
— Статья: Тематический выпуск: Прием на работу: от А до Я (Карсетская Е.В.) («Экономико-правовой бюллетень», 2013, N 11)
Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Среди обязательных документов для формирования дел сотрудников личная карточка названа в Трудовом кодексе, а необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Для чего нужна личная карточка работника?
Унифицированная форма Т-2 была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется с 3 апреля 2004 года. Формируется на каждого сотрудника, в том числе оформленного по совместительству. При приеме работника в организацию заполняются все необходимые реквизиты, которые впоследствии при изменениях в течение трудовой деятельности в рамках компании подлежат корректировке.
Личная карточка содержит информацию о работнике:
Как видим, это максимально полный набор данных о сотруднике, которым может располагать работодатель.
Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 в 2021 году
Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом. Удалять из формы реквизиты запрещено.
Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также приказа о приеме на работу.
Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:
Шапка документа:
Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:
Раздел I. Общие сведения:
Заполняется полная информация о сотруднике:
Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.
Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис ).
Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:
При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:
Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);
При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;
При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая». Это может пригодиться при переводе на другую должность.
Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:
Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».
Раздел II. Воинский учет:
При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.
Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку. Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.
Раздел III. Сведения о работе:
В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.
Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.
Раздел IV. Аттестация:
В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.
Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.
В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации. На основании их в личную карточку записываются сведения о:
Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».
Раздел VII. Награды и поощрения:
Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.
Раздел VIII. Отпуск:
Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».
В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.
Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:
В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей. Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.
Раздел IX. Социальные льготы:
Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.
Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».
Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.
В нем указывается дата увольнения и основание (приказ). Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.
Заполненный образец личной карточки работника 2021 года
Как и сколько хранится форма Т-2?
Личные карточки работников хранятся в подразделении кадровой службы организации, исключая свободный доступ к ним. Запрещено оставлять их без присмотра на рабочем столе. Для хранения таких документов должны быть предусмотрены металлические запираемые шкафы.
Срок хранения определяется, исходя из норм, применяемых к документам по личному составу. Он составляет 50 лет.
Личная карточка работника Т-2: образец заполнения
Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.
Для чего нужна форма Т-2
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.
Работник расписывается в документе минимум три раза:
В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие использовать классификаторы при заполнении личной карточки формы № Т-2. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как заполнять
Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2021 году.
Шаг 1. Заполнение шапки
Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:
Шаг 2. Общие сведения
Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.
Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.
Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:
Далее вписывают сведения об образовании.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.
По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.
Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.
Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.
Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.
Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, воспользуетесь номером, позвоните и узнаете, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.
Шаг 3. Сведения о воинском учете
Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:
Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:
В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.
Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Шаг 4. Прием на работу и переводы
Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце расписывается работник.
Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.
Шаг 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.
В нашем случае это поле пока остается чистым.
Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.
Шаг 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.
Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.
Шаг 9. Увольнение работника
Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.
Хранение документов по форме Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе). Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).
Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению не установлено.