Что относится к первичной документации
Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Формы и виды первичной документации
Бланки первичных документов, которыми пользуются субъекты предпринимательства, могут быть унифицированными и разработанными участниками сделки самостоятельно. Список типовых форм, которые обязательны к использованию в конкретных ситуациях, утвержден законодательно. В таких образцах организации не вправе самостоятельно изменять структуру или содержание. Неунифицированные документы могут создаваться компанией с учетом специфики ее деятельности. Они подлежат утверждению локальными актами фирмы.
Классификация первичной документации предполагает разделение на бланки внутреннего и внешнего пользования. Внутренние документы описывают операции, затрагивающие деятельность одного учреждения – компанию, которая составила эту справку. Внешние предназначены для фиксации сделок и их результатов между двумя и более участниками.
Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:
К бухгалтерским регистрам относят книги и журналы, карточки учета. Этот тип документации может быть разделен на подвиды, различающиеся способом заполнения и ведения:
Первичная документация может иметь форму договора между контрагентами, счета на оплату, товарной накладной, актов по приемке и сдаче выполненных заданий. К первичным документам относится комплекс бланков по расчетам с персоналом. В эту категорию входят табель, расчетные ведомости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оприходование и выбытие активов предприятия оформляется при помощи первички. Для этой категории документов характерно наличие типовых форм. Ранее они были обязательными к применению для всех хозяйствующих субъектов. Теперь каждая организация сама решает, использовать рекомендованные бланки или разработать свои шаблоны.
Особое внимание в бухгалтерской практике уделяется кассовой первичке. Она является унифицированной. Изменение набора реквизитов или структуры шаблона может привести к лишению даже подписанного бланка юридической силы. В эту группу входят все виды документов, которыми показывается поступление денег в кассу, их выбытие. К ним причисляют и кассовую книгу, которая обобщает весь комплекс действий с наличностью.
Вопрос: Как оформлять первичные учетные документы в целях налога на прибыль?
Посмотреть ответ
Классификация первички по стадиям предпринимательства
В зависимости от того, на каком этапе в данный момент находится бизнес, используются те или иные формы первичной бухгалтерской документации. Обычно сделки, с точки зрения обеспечения документами, можно разделить на три стадии.
Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Утверждение форм первичной документации
Неунифицированная первичная документация может разрабатываться субъектами хозяйствования самостоятельно. Для таких бланков главным критерием соответствия нормам законодательства является соблюдение стандартов Закона №402-ФЗ в части обязательных реквизитов:
ЗАПОМНИТЕ! Чтобы пользоваться самостоятельно разработанными шаблонами в качестве первичной документации, необходимо утвердить их локальным актом предприятия.
Кассовые и платежные документы относятся к группе строго регламентированных форм. Предприятия своим приказом или любым другим распоряжением не уполномочены убирать из них строки, ячейки, изменять структуру. В неунифицированные шаблоны предприятия могут вносить свои корректировки, добавлять и убирать информационные блоки. При самостоятельной разработке новых форм за основу можно брать типовые образцы.
Для утверждения первички можно вынести ее примеры в отдельное приложение к учетной политике. Второй вариант – для каждого бланка руководитель издает приказ по предприятию. В тексте приказа указывается информация о внедрении в учет новых форм документации, которые должны оформляться по единому шаблону. Сами бланки включаются в приказ в виде самостоятельных приложений.
Если организация собирается пользоваться для отражения отдельных операций типовыми формами, которые рекомендованы соответствующими ведомствами, то эти бланки утверждать внутренними актами не надо. Для фиксации такого решения достаточно сделать запись в учетной политике о применении стандартизированных шаблонов.
При введении в систему документооборота новых форм документов целесообразно утверждать их приказом.
О чем нужно всегда помнить бухгалтеру
Идеальное состояние первичной документации – необходимое условие отсутствия проблем при налоговых проверках и ревизиях, доказательства своей правоты в споре с контрагентом и пр. Приведем ряд важных нюансов, о которых следует всегда помнить бухгалтеру при работе с первичкой.
ВАЖНО! Без «первички» в редких случаях можно доказать факт оказания услуг: суд может принять во внимание дополнительные экспертные заключения и побочную документацию. Если факт выполнения работ оказан, отсутствие подписанного заказчиком акта не освободит его от уплаты.
Как регистрировать документы в ЭДО
Из нашей статьи вы узнаете:
Правила регистрации документов
Регистрация документа — это запись сведений и статуса: создан, отправлен, получен. У записи есть регистрационный номер и другие характеристики.
Регистрационные данные хранятся в информационно-поисковой системе. Её называют базой данных, в которой можно найти документ по дате и времени, типу, статусу и другим параметрам.
Регистрационный номер ― это код документа в базе данных организации. В СЭД регистрации необходимо выполнять один раз, но бывают и повторные регистрирования, которые негативно влияют на производственные процессы.
Кроме регистрационного номера, формы имеют обязательные и дополнительные реквизиты.
Каждая организация сама определяет дополнительные реквизиты, которые вносят в базу электронного документооборота.
Однократное регистрирование
Вот, как первично фиксировать документы:
Рекомендации разработаны для федеральных структур, но никто не запрещает использовать их в ЭДО коммерческих организаций.
Повторное регистрирование
Повторно зарегистрировать один и тот же документ невозможно, но на практике такое случается.
Например, так получается с файлами между отделами и филиалами — у каждого отдела операция имеет разные номера. Ещё повторная регистрация пригодится, когда одни и те же данные поступают в разной форме. Например, сначала по имейлу, по ЭДО, а затем курьером. Подлинник и копия регистрируются разными номерами.
В разных номерах легко запутаться. Поэтому единственный способ оптимизировать документооборот ― однократная запись. Защититься от дублей поможет система ЭДО.
Регистрации документов в СЭД
В СЭД создается своя первичная запись ― регистрационно-контрольная карта (РКК), в которой данные заполняются сразу. Ещё к РКК прикрепляется документ-основание.
РКК вместе с приложениями передается между отделами, автоматически записываясь в цифровую картотеку под номером. Над картой могут работать сразу несколько сотрудников из разных отделов. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль должностным лицам.
В единой базе сотрудники могут регистрировать карту для работы с документом в отделах из разных городов. СЭД минимизирует внутреннюю переписку.
Как не вносить данные дважды
На одну операцию поступает несколько бланков, например, сначала по имейлу, а потом бумажный оригинал. Сотрудник осуществляет поиск в информационно-поисковой базе по дате, контрагенту, сумме и иным параметрам. Если найдена РКК, то вновь поступивший бланк прилагают к ней. Если совпадений нет, регистрируют новую карточку.
В разные отделы приходят записи об одной операции. Их необходимо регистрировать под одним номером. При этом запись будет иметь несколько дат поступления в разные отделы. Это отразит сам факт получения нескольких копий, а номер присвоит тот сотрудник, который получит информацию первым.
В одной системе работают сразу несколько компаний. Подобное происходит в крупных холдингах. Одна компания отправляет документ со своим регистрационным номером, другая принимает его, наделяя его своим идентификатором. В этом случае, несмотря на общую базу, это не считается дублем, поскольку в документообороте участвуют два юридических лица. Аналогично стоит воспринимать документооборот между государственными органами как самостоятельными хозяйственными единицами.
Финансовый ЭДО также проходит через несколько отделов компании, обязательно регистрируется в бухгалтерии. Избежать дублей поможет интеграция товарно-учетных программ с единой базой данных.
Переход на обмен виртуальными бланками избавляет от большинства взятых в качестве примера ситуаций.
Простые правила, облегчающие работу с базами данных СЭД
Ведение регистрационного процесса в пределах одного календарного года. С наступлением 1 января нумерацию стоит обнулять. Это позволит избежать больших значений, уменьшить вероятность ошибок при поиске нужной записи. При этом необходимо настроить поиск от свежих карточек к старым.
Использование дополнительных сокращений в номерах. Например, к порядковому значению можно подключить автоматическое проставление символов. Например, счета-фактуры могут иметь вместо № 123 такой код — № 123-СФ. Кадровым бланкам можно присвоить символ К, распоряжениям — Р и так далее.
Единообразие форм. Не вся документация имеет установленные нормативными и законодательными актами формы. Для записей ЭДО стоит разработать единый электронный образец, используемый во всех отделах и подразделениях компании.
Единая процедура обработки входящих данных. Документ может поступить разными способами: цифровыми и бумажными письмами, факсимильными сообщениями, внутренними приказами и т. д. Порядок фиксации данных должен быть един для всех сотрудников компании. Регистрировать входящие данные необходимо сразу при получении, с обязательной проверкой на наличие копий. Для удобства внедряют дополнительный параметр идентификации ― способ поступления. Например, параметр со значениями Ф ― факс, БД ― бумажный документ, ЭП ― электронная почта. Это позволяет присоединять дополнительные данные к существующей РКК.
Заключение
Оптимальными системами считаются сервисы «Астрал.ЭДО» и «1С-ЭДО». У каждого из них свои преимущества. «1С-ЭДО» подходит работающим в одной из программ «1С». Это облегчит внедрение сервиса, позволит работать в привычном интерфейсе.
Если компании нужна большая мобильность, рекомендуем «Астрал.ЭДО». Она позволит входить в базу из любой точки, а не только из своего рабочего кабинета. Не понадобится устанавливать дополнительное ПО. Все, что вам нужно, — это стабильный интернет-сигнал, ноутбук или смартфон.
Узнайте, как улучшить ваш бизнес с СЭД, оставив заявку на нашем сайте.
Документы
Документы — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д.
Структура документа
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами:
Система автоматически поддерживает режим, при котором уникальность номеров и автоматическая нумерация могут выполняться в пределах определенного периода (день, месяц, квартал, год). Например, если периодичность установлена год, то с нового года система опять начнет нумерацию указанных документов с 1.
Важными характеристиками документа являются дата и время. Они позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Помимо номера, даты и времени, каждый документ, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о поставщике товаров (контрагенте), складе, на который приходуются товары и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех документов конкретного вида, и для ее хранения служат реквизиты документа:
Кроме этого, каждый документ может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных документов. Например, для документа Поступление товаров и услуг это может быть информация о товарах, поступивших на предприятие (наименование, количество, и т. д.), серийных номерах и возвратной таре. Для хранения подобных данных служат табличные части документа:
Проведение документа
Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.
Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:
Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:
Конструктор движений
Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…
Формы документа
Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в документах, система поддерживает несколько форм представления документа. Система может автоматически генерировать все нужные формы документа. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:
Форма списка
Для просмотра документов одного вида используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по списку документов, задавать временной интервал отображаемых документов, добавлять, помечать на удаление и удалять документы. Форма списка позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:
Форма документа
Для просмотра и изменения данных отдельных документов используется форма документа. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:
Форма выбора
Кроме этих двух форм для документа поддерживается форма выбора конкретных документов из списка. Она, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того или иного документа и может использоваться, например, при создании документа Поступление товаров и услуг, в котором должен быть указан заказ поставщику, на основании которого формируется поступление товаров.
Макеты документа
Документу могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы документа:
Макеты могут использоваться для формирования печатных форм документа или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к документу:
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Какая форма регистрации используется для обеспечения строго учета документов
(1).jpg)
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 24 июля 2014 г. № П/349 “Об утверждении Правил ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним”
В соответствии с пунктом 5 статьи 12 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 17; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49 ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328; № 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377) приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2015 года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
| Руководитель | И.В. Васильев |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 августа 2014 г.
Регистрационный № 33401
Правила
ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним
(утв. приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 24 июля 2014 г. № П/349)
I. Общие положения
2. Ведение книг учета документов и дел правоустанавливающих документов осуществляют:
Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов ведутся на бумажных и (или) электронных носителях.
При наличии противоречий между сведениями, содержащимися в документах на бумажном и электронном носителях, приоритет имеют сведения, содержащиеся в документах на бумажном носителе.
4. Книги учета документов ведутся на электронных носителях с использованием автоматизированной информационной системы. Книги учета документов ведутся на бумажных носителях в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
Дела правоустанавливающих документов ведутся в бумажном и/или электронном виде.
II. Книги учета документов
5. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о принятых на регистрацию документах.
6. Органы, осуществляющие государственную регистрацию прав, ведут следующие книги учета документов:
книгу учета входящих документов;
книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества.
7. Книга учета документов идентифицируется следующими данными:
наименованием книги учета документов;
наименованием ведущего ее органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного бюджетного учреждения);
номером книги учета документов;
датами начала и окончания работы с книгой учета документов.
8. Номер книги учета документов формируется следующим образом:
номер регистрационного округа, в котором открыта книга учета документов (при формировании номера книги учета документов Росреестром указываются цифры «00»);
номер подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором открыта книга учета документов (в том числе структурного подразделения Росреестра, аппарата территориального органа Росреестра, который обозначается цифрами «001»);
порядковый номер книги учета документов, ведущейся этим подразделением;
год, в котором осуществляется ведение книги учета документов.*(2)
Записи в каждой книге учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.
9. По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.
С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг начинается с единицы.
При закрытии книги учета документов в ней дополнительно указывается последний порядковый номер записи. Если при ведении книги учета документов порядковая нумерация записей была нарушена, об этом также вносится запись при ее закрытии.
Записи о закрытии книги учета документов удостоверяются электронной подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги учета документов, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном подразделении.
Датой закрытия книги учета документов (датой окончания работы с книгой) является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.
При закрытии книг учета документов, ведение которых осуществляется в бумажном виде, на оборотной стороне последнего листа таких книг:
указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Если при ведении книги была нарушена порядковая нумерация записей в ней, об этом также указывается на оборотной стороне последнего листа книги;
указанные записи удостоверяются подписью руководителя подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном органе, и печатью органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.
Закрытым книгам учета документов, ведение которых осуществлялось на электронных носителях, в которых заполнены все записи, присваивается статус «архивная».
Книги учета документов со статусом «архивная» (закрытые книги учета документов, ведение которых осуществлялось в бумажном виде, в которых заполнены все записи) должны быть доступны для работы с ними только в целях просмотра содержащихся в них сведений, анализа и составления статистической и иной отчетности и аналитической информации, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, содержащихся в них сведений, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.
10. В случае необходимости внесения изменений (исправлений) в записи книги учета документов, ранее внесенные в них сведения сохраняются.
11. Все книги учета документов, сформированные до вступления в силу Правил, закрываются в порядке, предусмотренном пунктом 9 Правил.
III. Ведение книги учета входящих документов
13. В КУВД производятся записи по следующим заявлениям и документам:
заявлениям о государственной регистрации прав, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимостью с прилагаемыми документами (статьи 13, 16 Закона);
требованиям судебных приставов-исполнителей о государственной регистрации прав на основании судебного акта или осуществляемого в предусмотренных Федеральным законом от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»*(3) случаях (статья 16 Закона);
заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона);
заявлениям о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (статья 20 Закона);
заявлениям о государственной регистрации законного владельца закладной, выдаче закладной (статья 16 Закона об ипотеке);
заявлениям об отказе от права собственности на земельный участок или земельную долю (статья 30.2 Закона);
заявлениям о внесении изменений в ЕГРП, не влекущих за собой прекращения или перехода прав (статья 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации*(5));
заявлениям о наличии возражения в отношении зарегистрированного права на объект недвижимости (статья 28.1 Закона);
заявлениям о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя (статья 28.1 Закона);
заявлениям об исправлении технических ошибок в записях ЕГРП, допущенных при государственной регистрации прав (статья 21 Закона);
заявлениям о повторной выдаче свидетельства о государственной регистрации права (статья 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации);
заявлениям о постановке на учет (снятии с учета) бесхозяйных недвижимых вещей (статья 9 Закона);
дополнительным документам, представляемым заявителем, в том числе с целью устранения причин, приведших к приостановлению государственной регистрации прав (статья 19 Закона);
решениям уполномоченных законодательством Российской Федерации органов о наложении ареста (запрещении совершения сделок с объектами недвижимого имущества, запрете органу, осуществляющему государственную регистрацию прав, совершать регистрационные действия) (статья 28 Закона);
иным заявлениям и документам, на основании которых в ЕГРП должны быть внесены соответствующие записи, в том числе поступившим из Росреестра в соответствующие территориальные органы Росреестра выпискам из ЕГРП, свидетельствующим о проведенной государственной регистрации права, перехода права, ограничения (обременения) права, сделки с предприятием как имущественным комплексом, необходимым для государственной регистрации права, перехода права, ограничения (обременения) права, сделки с объектами недвижимого имущества, входящими в состав такого предприятия как имущественного комплекса (статьи 12, 22 Закона);
иным документам, принимаемым (представляемым, поступающим) в целях государственной регистрации прав на соответствующие объекты недвижимости и для внесения в ЕГРП иных предусмотренных Законом записей, в том числе: ответам органов и организаций на обращения органов, осуществляющих государственную регистрацию прав (за исключением ответов, получаемых в порядке межведомственного информационного взаимодействия), или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества; судебных актов о приостановлении государственной регистрации прав, о признании отказов в государственной регистрации прав незаконными и обязании произвести государственную регистрацию прав, иных судебных актов, являющихся в соответствии с Законом, иными федеральными законами основаниями для внесения в ЕГРП соответствующих записей без представления заявления (статьи 8, 19, 20, 28 Закона).
14. В отношении каждой записи в КУВД указываются:
1) порядковый номер записи (входящий номер);
2) дата приема (представления, поступления) заявлений и документов с проставлением времени с точностью до минуты;
3) общее количество принятых документов (включая заявление);
4) данные о заявителе;
5) сведения об объекте недвижимости;
6) цель обращения в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав;
7) фамилия и инициалы должностного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, принявшего документы и выдавшего заявителю расписку в получении документов;
8) сведения о результате рассмотрения представленных документов;
9) дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в КУВД.
Если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, поступили одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете объекта недвижимости, в КУВД вносится дата представления заявления и иных документов, необходимых для государственной регистрации прав, поступивших одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете.
15. Записи в КУВД вносятся последовательно в порядке поступления документов в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав. Одна запись в КУВД соответствует одному пакету документов, необходимых для совершения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, одного действия (например, регистрации права, в том числе права общей собственности, возникающего с момента государственной регистрации, регистрации сделки, регистрации ограничения (обременения) права).
16. Номер КУВД, составленный в порядке, определенном пунктом 8 Правил, и порядковый номер записи в КУВД, присваиваемый в порядке, указанном в пункте 15 Правил, используются для формирования номера государственной регистрации при государственной регистрации прав, ограничения (обременения) прав, сделок с недвижимостью в ЕГРП.
17. В соответствующую запись КУВД также вносится отметка о выданной (направленной) заявителю расписке в получении документов (пункт 6 статьи 16 Закона), копия которой приобщена к принятым на государственную регистрацию прав документам.
В случае если документы были представлены посредством почтового отправления и расписка в получении таких документов не направлялась, а также при отказе заявителя получить расписку в получении документов в КУВД делается отметка о том, что расписка не выдавалась.
18. В отношении заявителя в соответствующих записях КУВД указываются:
Если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки, в КУВД также указываются его фамилия, имя, отчество (при наличии).
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, копий решений (определений, постановлений) о наложении (снятии) ареста на недвижимое имущество или об избрании в качестве меры пресечения залога, судебных актов о приостановлении государственной регистрации прав, о признании отказов в государственной регистрации прав незаконными и обязании произвести государственную регистрацию прав, иных судебных актов, являющихся в соответствии с Законом, иными федеральными законами основаниями для внесения записей в ЕГРП без представления заявления, в соответствующих записях КУВД указывается полное наименование суда, иного органа, издавшего такой документ.
19. В отношении объекта недвижимости в соответствующих записях КУВД указываются его вид и кадастровый номер, при отсутствии на момент представления документов на государственную регистрацию прав сведений о кадастровом номере дополнительно указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение.
20. В отношении цели обращения в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, в соответствующих записях КУВД указываются: слово «регистрация» и вид права, ограничения (обременения) права, сделки с недвижимым имуществом, о проведении государственной регистрации которого (которой) ходатайствует заявитель (например, «регистрация права собственности»); вид иного действия, для совершения которого обратился заявитель (например, «исправление технической ошибки», «внесение в ЕГРП изменений»).
21. При отражении сведений о результате рассмотрения документов в соответствующих записях КУВД указываются:
22. В качестве дополнительных сведений, относящихся к соответствующей записи в КУВД, вносятся:
сведения о номере КУВД и порядковом номере записи в данной книге о дополнительно представленных документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав (иному действию), для осуществления которой впоследствии были представлены и зарегистрированы в указанной КУВД дополнительные документы;
дата внесения в государственный кадастр недвижимости сведений об объекте недвижимости, если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, представлены (направлены) одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и государственный кадастровый учет осуществлен (пункт 5 статьи 16 Закона);
слова «в государственном кадастровом учете отказано», реквизиты решения об отказе в государственном кадастровом учете, если заявление о государственной регистрации прав и иные документы, необходимые для государственной регистрации прав, представлены (направлены) одновременно с заявлением о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и в государственном кадастровом учете отказано (пункт 5 статьи 16 Закона);
реквизиты уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона);
реквизиты направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (пункт 2 статьи 13, пункт 3 статьи 28 Закона);
реквизиты уведомления о поступлении решения суда о признании отказа в государственной регистрации прав необоснованным и сроке окончания осуществления государственной регистрации прав, направляемого заявителю (пункт 6 статьи 20 Закона);
реквизиты уведомления о представлении одной из сторон договора участия в долевом строительстве заявления о внесении в ЕГРП записи о расторжении договора участия в долевом строительстве, направляемого другой стороне такого договора (пункт 4 статьи 25.1 Закона);
реквизиты уведомления о государственной регистрации права собственности субъекта Российской Федерации или муниципального образования на земельный участок или земельную долю при отказе от права собственности на такой земельный участок или такую земельную долю, направленного органу государственной власти субъекта Российской Федерации или органу местного самоуправления, а также лицу, подавшему заявление об отказе от права собственности на земельный участок или земельную долю (пункт 4 статьи 30.2 Закона);
реквизиты выписки из ЕГРП о принятии на учет бесхозяйных объектов недвижимости, направляемой органу местного самоуправления (органу государственной власти субъекта Российской Федерации), а также отказавшемуся от права собственности лицу при постановке на учет бесхозяйных недвижимых вещей;
IV. Ведение книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, иных ограничений (обременений) прав на объекты недвижимого имущества
24. В отношении каждой записи в КУА указываются:
1) порядковый номер записи в КУА;
2) входящий номер, под которым запись об акте об ограничении прав, ином документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав;
3) наименование и реквизиты акта об ограничении прав, иного документа;
4) полное наименование органа, принявшего акт об ограничении прав, направившего иной документ;
6) содержание ограничения (обременения) права либо при поступлении иного документа:
7) сведения о лице, права которого ограничиваются (обременяются), указанные в акте об ограничении прав, либо сведения о собственнике жилого помещения, в котором проживают члены его семьи, находящиеся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетние члены его семьи, оставшиеся без родительского попечения;
8) иная информация, касающаяся акта об ограничении прав, иного документа, в том числе сведения:
о государственной регистрации ограничения (обременения) прав на основании акта об ограничении при открытии соответствующего раздела ЕГРП;
о внесении в ЕГРП записи о признании правообладателя ограниченно дееспособным, недееспособным при государственной регистрации права такого лица;
о внесении в ЕГРП записи о проживающих в соответствующем жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения, при открытии раздела ЕГРП на соответствующее жилое помещение или государственной регистрации права собственности на жилое помещение лица, членами семьи которого являются указанные лица, находящиеся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетние, оставшиеся без родительского попечения;
о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права;
о признании дееспособным гражданина, ранее ограниченного в дееспособности или признанного недееспособным;
о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, или сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения.
25. При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, решения уполномоченного органа о снятии ранее наложенного им ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества, прекращении им иного ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, если соответствующее ограничение (обременение) права не было зарегистрировано в ЕГРП в установленном Законом порядке, в соответствующей записи КУА указываются:
входящий номер, под которым запись о данном решении (документе) была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, копии вступившего в законную силу решения суда, которым гражданин, ранее ограниченный в дееспособности или признанный недееспособным, был признан дееспособным, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:
слова «признан дееспособным»;
входящий номер, под которым запись о данном решении была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, сведений о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:
слова «опека прекращена» или «попечительство прекращено»;
входящий номер, под которым запись о соответствующем документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, сведений о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения, либо при отсутствии таких сведений, но по достижении указанным несовершеннолетним членом семьи собственника данного жилого помещения восемнадцати лет, если соответствующая запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, в записи КУА указываются:
либо входящий номер, под которым запись о соответствующем документе была внесена в КУВД, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, с проставлением времени с точностью до минуты, либо слова «в связи с достижением 18 лет».
26. Если при открытии раздела ЕГРП на объект недвижимости, в отношении которого в КУА имеются сведения об ограничении (обременении) права, либо при государственной регистрации права лица, в отношении которого в КУА имеются сведения об ограничении (обременении) его прав, о признании его ограниченно дееспособным, недееспособным, о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящемся под опекой или попечительством, или о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшемся без родительского попечения, одновременно с государственной регистрацией права в ЕГРП были внесены соответствующие записи в порядке, установленном Законом, в записи КУА указываются:
либо слово «зарегистрировано», дата и номер государственной регистрации ареста (запрещения), иного ограничения (обременения) прав на объект недвижимого имущества;
либо слова «внесена запись в ЕГРП» и дата внесения записи.
V. Ведение дел правоустанавливающих документов
Дело состоит из томов, в каждый из которых помещаются документы, относящиеся к одному действию по государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения (обременения) прав на недвижимое имущество, сделки с ним, а также иному регистрационному действию, включая внесение изменений в ЕГРП, в том числе исправление технической ошибки, внесение записи о наличии возражения в отношении зарегистрированного права, о невозможности государственной регистрации права без личного участия правообладателя, для совершения которого приняты документы. В один том дела могут быть помещены документы, представленные для совершения более одного регистрационного действия в отношении одного объекта недвижимости, если заявления и документы на их совершение были представлены одновременно, рассмотрены одновременно и решения по ним (либо о государственной регистрации, либо об отказе в государственной регистрации, либо о прекращении государственной регистрации) также были приняты одновременно, например, при представлении заявлений и документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на объект недвижимости, возникающего не с момента государственной регистрации (например, если такое право возникло до введения в действие Закона, в порядке наследования), на государственную регистрацию возникновения, перехода права на объект недвижимости и ипотеки в силу закона (например, в связи с заключением договора купли-продажи с условием о рассрочке платежа).
Тома дела хранятся в хронологическом порядке поступления документов на государственную регистрацию прав на соответствующий объект недвижимости и нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы.
28. Дело (том дела) формируется при принятии решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил (отказе или прекращении совершения такого действия), а также в случаях, предусмотренных пунктами 44 и 45 Правил.
29. Том дела формируется:
в электронном виде, если заявление и документы были представлены на государственную регистрацию в форме электронных документов (электронных образов документов) и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме электронных документов;
в бумажном виде, если заявление и документы были представлены в форме бумажных документов и документы в процессе проведения государственной регистрации также были созданы в форме бумажных документов.
том дела формируется в электронном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме электронного документа (электронного образа документа). В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме бумажных документов, помещаются в дополнительный к указанному том дела;
том дела формируется в бумажном виде, если заявление о государственной регистрации было принято в форме бумажного документа. В этом случае документы, представленные на государственную регистрацию и сформированные в процессе ее проведения в форме электронных документов (электронных образов документов), помещаются в дополнительный к указанному том дела.
30. В дополнительный к основному тому дела, в который помещены документы в форме бумажных документов, том дела помещаются:
отсканированные образы документов, представленных заявителем на государственную регистрацию прав в форме бумажных документов;
отсканированные образы документов, поступивших в ходе осуществления государственной регистрации в порядке внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, если такие документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, поступили в форме бумажных документов;
поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов;
документы, которые поступили по системе межведомственного электронного взаимодействия;
заявление о государственной регистрации прав, сформированное в электронном виде работником органа, осуществляющего регистрацию прав, при приеме документов на государственную регистрацию прав.
Сканированные образы документов и указанные поступившие с документами в форме бумажных документов документы в электронном виде, если они не заверены электронной подписью и полностью соответствуют по содержанию документам в форме бумажных документов, заверяются электронной подписью уполномоченного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.
32. Для каждого тома дела оформляется титульный лист (приложение № 3).
На титульном листе указываются:
наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, открывшего соответствующий том дела;
адрес (местоположение) объекта недвижимости;
дата открытия и дата закрытия тома дела;
номер тома и количество томов в деле.
33. Внутри томов дела документы нумеруются порядковыми номерами, записываемыми арабскими цифрами, начиная с единицы. Самостоятельная порядковая нумерация ведется для каждого тома дела.
Тома дела, формируемые в бумажном виде, прошиваются.
34. Каждый том дела содержит опись хранящихся в нем документов (приложение № 4), в которой для каждого документа указываются:
его порядковый номер в томе;
наименование и реквизиты;
номера листов в томе (для томов, формируемых в бумажном виде).
Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам. Опись составляется отдельно для основного тома и дополнительного к основному тому тома дела.
В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними, и данный документ помещен (электронный документ, электронный образ документа помещен) в дело по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел по остальным объектам недвижимости указываются наименование и реквизиты данного документа, а также номер дела и номер тома дела, в котором хранится такой документ. При этом в данном случае в описях указанных дел порядковый номер документа не указывается.
35. В дело помещаются документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости, а также иные документы, указанные в Законе, в том числе: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона); копия уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона); копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона).
Представленные заявителем документы, не относящиеся к заявленному регистрационному действию, в том числе не являющиеся основанием для принятия решения о государственной регистрации права, сделки, ограничения (обременения) права, совершении иного действия, указанного в пункте 27 Правил, в дело не помещаются. Если указанные документы были представлены в бумажной форме, после завершения государственной регистрации прав такие документы возвращаются заявителю.
36. В дело, формируемое в бумажном виде, также помещается копия расписки в получении документов на государственную регистрацию прав, в которую вносится запись о документах, подлежащих возврату заявителю после завершения государственной регистрации прав, а также о документах, указанных в абзаце втором пункта 35 Правил, с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, выдавшего документы, и лица, получившего документы, скрепляемая подписями работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и получателя документов.
Если документы были представлены в форме электронных документов, а также в случае, если заявитель отказался получить расписку в получении документов, такая расписка в форме электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, приобщается к тому дела, сформированному в электронном виде, либо к дополнительному к основному тому тому дела в соответствии с пунктом 30 Правил.
37. Если документы на государственную регистрацию прав были представлены в форме бумажных документов, в том дела, формируемый в бумажном виде, помещаются следующие документы:
заявления о государственной регистрации прав;
иные документы, составляемые заявителем (представляемым им лицом, если заявителем является представитель правообладателя, стороны (сторон) сделки) и (или) заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц (нотариусов), в том числе оформленные в регистрирующем органе (не заверенные нотариально) отказы от права преимущественной покупки).
38. Хранению исключительно в электронном виде в соответствующих (электронных) томах дел подлежат:
документы, поступающие в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия, в том числе кадастровые паспорта объектов недвижимости;
документы, поступающие в порядке межведомственного информационного взаимодействия, в том числе разрешение на строительство, разрешение на ввод в эксплуатацию объекта капитального строительства;
учредительные документы юридического лица;
сообщения об отказе в государственной регистрации прав;
уведомления о прекращении государственной регистрации;
уведомления о приостановлении государственной регистрации прав;
иные уведомления (сообщения), направляемые органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в соответствии с Законом, иными нормативными правовыми актами.
39. Не подлежат помещению в дело ни в бумажном, ни в электронном виде следующие хранящиеся в порядке общего делопроизводства документы:
копии документов об уплате государственной пошлины (за исключением случаев отсутствия в Государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах информации об уплате государственной пошлины);
копии документов, удостоверяющих личность заявителей (за исключением случаев представления документов посредством почтового отправления);
копии свидетельств о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя или о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц;
копии свидетельств о присвоении идентификационного номера налогоплательщика;
копии документов, выдаваемых органами записи актов гражданского состояния (за исключением копии свидетельства о смерти).
40. Хранение документов (копий документов), не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело (в том числе не являющихся необходимыми для государственной регистрации документов, от получения которых после завершения государственной регистрации прав заявитель отказался), осуществляется в порядке общего делопроизводства.
Отсканированные образы документов, не подлежащих в соответствии с Правилами помещению в дело, подлежат удалению из автоматизированной информационной системы после принятия решения о государственной регистрации прав, об отказе в государственной регистрации прав, о прекращении государственной регистрации прав, совершении иного указанного в пункте 27 Правил действия.
41. Копии документов, помещенных в дело в виде бумажных документов, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях, когда одновременно представленные на государственную регистрацию подлинники таких документов, подлежат возврату после ее проведения заявителям, на копиях документов, помещаемых в дело, работник органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, и заявителя. В случае если документы поступили посредством почтового отправления, указанная надпись заверяется только подписью работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.
Сформированные в процессе государственной регистрации прав документы в форме электронных документов, помещаемые в дело в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью уполномоченного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав.
Закрытым делам (всем или отдельным его томам), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «архивное».
Если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такие документы прошиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к прошивке металлические предметы из документов удаляются. В конце дела (тома дела) помещается лист-заверитель (приложение № 5), на котором цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
Закрытые дела должны быть доступны для работы с ними в целях просмотра содержащихся в них документов, предоставления в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, сведений на основании содержащихся в нем документов, в том числе по запросам (обращениям) судов, правоохранительных органов, и в иных подобных целях.
43. При отказе в государственной регистрации прав на основании принятых на государственную регистрацию документов, если на соответствующий объект недвижимости отсутствует открытый раздел ЕГРП, дело, в которое помещены такие документы, идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Дела, в которые помещены документы, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, в отношении которого отсутствует открытый раздел ЕГРП, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква «б», если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква «э», если в дело помещены документы в форме электронных документов.
В случае если в результате рассмотрения заявления о государственной регистрации прав, иных представленных на государственную регистрацию прав документов принято решение об отказе в государственной регистрации прав на объект недвижимости, на который открыт раздел ЕГРП, такие документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.
Указанным в настоящем пункте Правил делам (томам дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «временное», который изменяется на статус «архивное», а дела (тома дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, закрываются в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил, по истечении установленного в соответствии с пунктом 5 статьи 12 Закона нормативным правовым актом, определяющим сроки и порядок хранения книг учета документов и дел, срока хранения документов, на основании которых было отказано в государственной регистрации права на объект недвижимости, если отказ в государственной регистрации прав не признан судом необоснованным и в решении суда не указано на необходимость осуществить государственную регистрацию прав.
Если в течение срока хранения указанных в настоящем пункте Правил документов поступило решение суда о признании отказа в государственной регистрации прав необоснованным, содержащее указание на необходимость осуществить государственную регистрацию прав, в связи с чем государственная регистрация проведена, соответствующие дела (тома дела), в которые помещены документы в форме электронных документов, утрачивают статус «временное» и их ведение, а также ведение соответствующих дел (томов дел), в которые помещены документы в форме бумажных документов, осуществляется в соответствии с Правилами.
44. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием раздела ЕГРП, открытого на соответствующий указанный в таких документах объект недвижимости, оформляются в соответствии с Правилами.
При открытии раздела ЕГРП, в связи с чем в ЕГРП в установленном Законом порядке внесены записи об ограничении (обременении) права на основании указанных в настоящем пункте документов, ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, если соответствующее ограничение (обременение) права не было зарегистрировано в ЕГРП в установленном Законом порядке, делам (томам дел), содержащим указанные в настоящем пункте документы, если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, присваивается статус «архивное», либо, если в дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.
45. Дела, содержащие документы, зарегистрированные в КУА в связи с отсутствием в ЕГРП записи о праве соответствующего лица (в том числе копии судебных актов, на основании которых граждане ограничены в дееспособности или признаны недееспособными, документы (сведения), поступившие из органов опеки и попечительства, содержащие сведения о проживающих в жилом помещении членах семьи собственника данного жилого помещения, находящихся под опекой или попечительством, либо несовершеннолетних членах семьи собственника данного жилого помещения, оставшихся без родительского попечения), оформляются в следующем порядке:
при отсутствии открытого раздела ЕГРП: дела, в которые помещены указанные в настоящем пункте документы, на тома не делятся, и к номеру дела добавляется буква «б», если в дело помещены документы в форме бумажных документов, или буква «э», если в дело помещены документы в форме электронных документов. Дело идентифицируется номером КУВД и номером записи в этой КУВД, под которым были зарегистрированы данные документы. Сканированные образы документов формируются в дополнительное к делу, в которое помещены документы в форме бумажных документов, дело, которое идентифицируется тем же номером, что и основное дело, дополненным буквами русского алфавита «скан»;
при наличии открытого раздела ЕГРП: указанные в настоящем пункте документы формируются в отдельный том дела в соответствии с Правилами.
При внесении в ЕГРП в установленном Законом порядке записей на основании указанных в настоящем пункте документов ведение соответствующих дел (томов дела) осуществляется в соответствии с Правилами.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, документов о прекращении (снятии) ограничения (обременения) права на объект недвижимого имущества, о признании дееспособным гражданина, ранее ограниченного в дееспособности или признанного недееспособным, о прекращении обстоятельств, в связи с которыми в КУА были внесены сведения о проживающем в жилом помещении члене семьи собственника данного жилого помещения, находящегося под опекой или попечительством, или сведения о несовершеннолетнем члене семьи собственника данного жилого помещения, оставшегося без родительского попечения, если запись о соответствующем ограничении (обременении) права, иная запись не была внесена в ЕГРП в установленном Законом порядке, указанным в настоящем пункте делам (томам дела) присваивается статус «архивное», если в дело (том дела) помещены документы в форме электронных документов, либо, если в указанное в настоящем пункте дело (том дела) помещены документы в форме бумажных документов, такое дело закрывается в соответствии с порядком, указанным в пункте 42 Правил.
46. Документы, поступившие на государственную регистрацию договоров участия в долевом строительстве, в том числе разрешение на строительство, проектная декларация, план создаваемого объекта недвижимого имущества с указанием его местоположения и количества находящихся в составе создаваемого объекта недвижимого имущества жилых и нежилых помещений и планируемой площади каждого из указанных помещений, помещаются в одно дело.
Такое дело идентифицируется номером государственной регистрации, присвоенным первому договору участия в долевом строительстве, зарегистрированному в подразделе III-4 раздела ЕГРП, открытого на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества, в состав которого входят объекты долевого строительства.
Документы, представленные на государственную регистрацию права застройщика на земельный участок, на котором осуществляется строительство многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимого имущества; права застройщика на объект незавершенного строительства (многоквартирный дом и (или) иной объект недвижимого имущества), а также на жилое и (или) нежилое помещения, входящие в состав многоквартирного дома и (или) иного объекта недвижимости, строительство (создание) которых осуществлялось с привлечением денежных средств участников долевого строительства; права участника долевого строительства на объект долевого строительства, помещаются в соответствующие дела, которые открываются и ведутся в порядке, установленном Правилами.
47. Документы, поступившие на государственную регистрацию прав на объекты недвижимости, составляющие общее имущество в многоквартирном доме, независимо от количества объектов недвижимости, от времени поступления документов на государственную регистрацию права общей долевой собственности на каждый из объектов недвижимости, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме, помещаются в одно объединенное дело.
На титульном листе объединенного дела (тома дела) дополнительно указываются слова «Общее имущество в многоквартирном доме».
Объединенное дело закрывается при прекращении существования многоквартирного дома (его разрушении, в том числе гибели, сносе). В этом случае документы, относящиеся к земельному участку, иным объектам недвижимости, расположенным на данном земельном участке (за исключением объектов недвижимости, непосредственно входивших в состав прекратившего существование многоквартирного дома), изымаются, о чем делается соответствующая отметка в описи документов, хранящихся в деле, и формируются в самостоятельные дела (на каждый из указанных объектов недвижимости).
*(1) Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 30, ст. 3594; 2001, № 11, ст. 997; № 16, ст. 1533; 2002, № 15, ст. 1377; 2003, № 24, ст. 2244; 2004, № 27, ст. 2711; № 30, ст. 3081; № 35, ст. 3607; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 15, 22, 40, 43; № 50, ст. 5244; 2006, № 1, ст. 11; № 17, ст. 1782; № 23, ст. 2380; № 27, ст. 2881; № 30, ст. 3287; № 50, ст. 5279; № 52, ст. 5498; 2007, № 31, ст. 4011; № 41, ст. 4845; № 43, ст. 5084; № 46, ст. 5553; № 48, ст. 5812; 2008, № 20, ст. 2251; № 27, ст. 3126; № 30, ст. 3597, 3616; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 19, ст. 2283; № 29, ст. 3611; № 52, ст. 6410, 6419; 2010, № 15, ст. 1756; № 25, ст. 3070; № 49, ст. 6424; 2011, № 1, ст. 47; № 13, ст. 1688; № 23, ст. 3269; № 27, ст. 3880; № 30, ст. 4562, 4594; № 48, ст. 6730; № 49, ст. 7056, 7061; № 50, ст. 7347, 7359, 7365; № 51, ст. 7448; 2012, № 24, ст. 3078; № 27, ст. 3587; № 29, ст. 3998; № 31, ст. 4322; № 53, ст. 7619, 7643; 2013, № 14, ст. 1651; № 19, ст. 2328; № 30, ст. 4072, 4077, 4083, 4084; № 44, ст. 5633; № 51, ст. 6699; 2014, № 11, ст. 1098; № 26, ст. 3377.
*(3) Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 41, ст. 4849; 2008, № 20, ст. 2251; 2009, № 1, ст. 14; № 23, ст. 2761; № 29, ст. 3642; № 39, ст. 4539, 4540; № 51, ст. 6162; 2010, № 31, ст. 4182; 2011, № 7, ст. 905; № 17, ст. 2312; № 27, ст. 3873; № 29, ст. 4287; № 30 ст. 4573, 4574; № 48, ст. 6728; № 49, ст. 7014, 7041, 7061, 7067; № 50, ст. 7343, 7347, 7352, 7357; 2012, № 31, ст. 4322; № 31, ст. 4333; 2013, № 14, ст. 1641; № 14, ст. 1657; № 30, ст. 4039; № 51, ст. 6678; № 52, ст. 6948, 7006; 2014, № 11, ст. 1099; № 19, ст. 2331.
*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 29, ст. 3400; 2001, № 46, ст. 4308; 2002, № 7, ст. 629; № 52, ст. 5135; 2004, № 6, ст. 406; № 27, ст. 2711; № 45, ст. 4377; 2005, № 1, ст. 40, 42; 2006, № 50, ст. 5279; 2006, № 52, ст. 5498; 2007, № 27, ст. 3213; № 50, ст. 6237; 2008, № 20, ст. 2251; № 52, ст. 6219; 2009, № 1, ст. 14; № 29, ст. 3603; 2010, № 25, ст. 3070; 2011, № 27, ст. 3879, 3880; № 50, ст. 7347; 2013, № 19, ст. 2328; № 26, ст. 3375, ст. 3377.
*(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 32, ст. 3340; 2009, № 52, ст. 6450; 2010, № 15, ст. 1737; № 28, ст. 3553; № 24, ст. 3066; № 31, ст. 4198; № 46, ст. 5918; 2011, № 30, ст. 4566, 4575, 4583, № 49, ст. 7063; 2012, № 18, ст. 2128; № 31, ст. 4319, № 49, ст. 6750; № 53, ст. 7607; 2013, № 14, ст. 1647; № 30, ст. 4084; № 44, ст. 5645; № 48, ст. 6165; № 52, ст. 6981.
Приложение № 1
к Правилам
КНИГА УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав
(в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного
| Входящий номер | Дата приема | Поступившие документы | Заявитель | Объект недвижимости | Цель обращения | Документы принял | Принятое решение | Примечания |
|---|
Последний порядковый номер записи _________________________________________________________________
Дополнительная информация _________________________________________________________________________
Должностное лицо органа, осуществляющего государственную регистрацию прав _________________________
Дата присвоения статуса «архивная» ________________________________________________________________
Приложение № 2
к Правилам
КНИГА УЧЕТА АРЕСТОВ, ЗАПРЕЩЕНИЙ СОВЕРШЕНИЯ
СДЕЛОК С ОБЪЕКТАМИ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА, ИНЫХ ОГРАНИЧЕНИЙ (ОБРЕМЕНЕНИЙ)
ПРАВ НА ОБЪЕКТЫ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА
Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав
(в том числе подразделения территориального органа Росреестра (отдела, филиала федерального государственного
| № п/п | Входящий номер и дата поступления | Наименование и реквизиты документа | Наименование органа | Объект недвижимого имущества/ Субъект права | Содержание запрета, ограничения (обременения) права, иной записи | Лицо, права которого ограничиваются/ в отношении которого вносится иная запись | Примечания |
|---|
Последний порядковый номер записи _________________________________________________________________
Дополнительная информация _________________________________________________________________________
Должностное лицо органа, осуществляющего государственную регистрацию прав _________________________
Дата присвоения статуса «архивная» ________________________________________________________________
Приложение № 3
к Правилам
ДЕЛА (ТОМА ДЕЛА) ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав
Дело правоустанавливающих документов
Адрес (местоположение) объекта недвижимости
Дата открытия ____________________
Дата закрытия ____________________
Причина закрытия ________________________________________________________
Всего томов в деле _____
Приложение № 4
к Правилам
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, ХРАНЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ (ТОМЕ ДЕЛА)
Опись дела № __________ Том № _________
| № п/п | Наименование и реквизиты документов | Номера листов в деле | Примечание |
|---|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________ л.
(цифрами и прописью)
Наименование должности и Ф.И.О. сотрудника, составившего опись __________
Приложение № 5
к Правилам
Дела № ______________ тома № ____________
В деле прошито, пронумеровано и скреплено печатью _______________________
(цифрами и прописью)
литерные листы __________________________________________________________
пропущенные номера ______________________________________________________
Внутренняя опись на ______________________________________________ листах
(цифрами и прописью)
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
_________________________ _______________ ___________________________
(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)
Обзор документа
Законом о госрегистрации прав предусмотрено в т. ч. ведение книг учета материалов и дел правоустанавливающих документов при госрегистрации прав на недвижимость и сделок с ней. Этим занимается Росреестр и его территориальные органы.
Напомним, что в Росреестр была переименована Росрегистрация. Порядок ведения последней книг учета и дел был утвержден Минюстом России (приказ от 24 декабря 2001 г. N 343). Росреестр находится в ведении Минэкономразвития России.
Указанные книги и дела являются неотъемлемой частью ЕГРП. Оформляются на бумажных и электронных носителях.
Компетенция территориальных органов распространяется на объекты, расположенные на территории соответствующего регистрационного округа, и сделок с ними, а также на находящиеся в иных округах (в некоторых случаях).
По решению Росреестра книги учета может вести подведомственное ФБУ (территориальное подразделение).
Выделены 2 книги учета: входящих документов; арестов, запрещений совершения сделок с недвижимостью, иных ограничений (обременении) прав. Определены особенности ведения каждой.
Книгу учета можно идентифицировать по ее наименованию, названию ведущего органа, номеру, датам начала и окончания работы с ней.
Записи нумеруются с единицы (с начала каждого календарного года).
Датой закрытия книги является день внесения в нее последней записи. Закрытым книгам, которые велись на электронных носителях и где заполнены все записи, присваивается статус «архивная». Они доступны только для просмотра, анализа и подготовки статотчетности, представления сведений по запросам.
Что касается дел правоустанавливающих документов, то они открываются на каждый объект недвижимости. Формируются тома, куда помещаются документы, относящиеся к одному действию по госрегистрации.
Документы, поступившие на госрегистрацию прав на объекты недвижимости, составляющие общее имущество в многоквартирном доме, независимо от их количества, от времени поступления материалов на госрегистрацию права общей долевой собственности, объединяются в 1 дело.